La parole à Adeline HALLEY et Hajer LAJIMI, Juriste et Gestionnaire Marchés Publics de la Mairie Mauguio Carnon
Plus de modules, choix du mode SaaS : pourquoi tous ces changements en 2018 ?
Auparavant, notre service Marchés n’utilisait que le module Rédaction d’une ancienne version de Marco. La fin de sa maintenance par Agysoft, des changements de personnes dans l’équipe et la montée de 25.000 à 40.000 € du seuil des marchés qu’elle doit gérer, ont engendré une réflexion de fond sur ce thème : « Comment mieux cadrer l’achat, y compris de moindre montant, sans alourdir les procédures ? » Concernant l’outil nécessaire à ce cadrage, nous avons mis les éditeurs en concurrence et Marco a été retenu pour son ergonomie et la diversité de ses modules. Le choix du mode SaaS est une volonté d’autonomie de notre équipe vis-à-vis du service informatique, pour bénéficier au plus vite de toutes les mises à jour. Et c’est un choix dont nous nous félicitons aujourd’hui, en plein confinement dû au Covid-19 : en télétravail, nous accédons à Marco sans que nos informaticiens n’aient eu à ouvrir des lignes VPN.
Comment Marco vous permet-il de mieux cadrer, en douceur ?
Seul notre service utilise Marco, mais nous nous sommes inspirées de ses formulaires et guides pour créer des fiches de lancement, des modèles de consultation, des grilles d’analyse des offres, etc., à destination de tous les services de la Mairie. Certes, ils gardent leur autonomie sur leurs achats sous 40.000 euros, mais ces documents, uniformisés et pratiques, nous garantissent à la fois de mieux recenser les marchés, de renforcer leur sécurité juridique, d’éviter le saucissonnage et de veiller à la mutualisation, source d’économies. Par ailleurs, Marco nous fait gagner énormément de temps – jusqu’à 50% sur la partie procédure, une fois les plis ouverts, par exemple. Ce temps gagné est réinvesti pour apporter notre expertise aux acheteurs, mieux réfléchir aux besoins, en amont, faire un réel sourcing en consultation, donc mieux négocier. Nous sommes devenus un service Support plus utile aux acheteurs.
Quels autres bénéfices vous confère l’ensemble de vos modules et Procédures+ en particulier ?
Avec les différents modules acquis et AWS que nous utilisons de longue date, nous avons dématérialisé presque toute la chaîne Achat : il ne manque plus que la signature électronique pour les élus, programmée sur 2020. Nous avons déjà réduit de près de 70% notre usage du papier qui était de 4 ramettes par semaine. Quant à Procédures+, il produit automatiquement des fichiers Excel permettant aux acheteurs de noter la valeur technique des offres : outre du temps gagné, il y a moins d’erreur sur cette procédure (comme des fournisseurs oubliés) et c’est le module qui génère le classement final, en toute objectivité, grâce à un algorithme qui tient compte des prix et des notes. Là aussi la sécurité est renforcée.
